Tijdwinst door e-invoicing

De metaalverwerkende industrie staat voor grote uitdagingen als het gaat om robotisering, automatisering en digitalisering van het productieproces. Maar zeker ook de administratieve afhandeling van de processen moet een efficiëntieslag doorgaan. Alleen zo kan de industrie de productiviteit op peil houden of zelfs groeien om aan de bedrijfsdoelstellingen te voldoen.

Eén van de manieren om het bestelproces efficiënter te maken, is digitaal factureren oftewel e-invoicing. Dit kan zowel aan de inkoop- als verkoopzijde. In dit artikel leggen we de voordelen uit van digitaal facturen aan de inkoopzijde. Tevens beschrijven we de verschillen met de meest gebruikte alternatieven in de industrie.

Wat is e-invoicing?

E-invoicing is de uitwisseling van een elektronisch factuurdocument tussen een leverancier en een klant. Een elektronische factuur (e-invoice) is een factuur dat is gecreëerd, verstuurd en ontvangen in een gestructureerd formaat wat het mogelijk maakt om het document automatisch en elektronisch te verwerken.

Het elektronische document bevat data van de leverancier en van de levering. Deze data is zo gestructureerd dat het automatisch ingelezen kan worden door een systeem. De factuur kan zo automatisch geïmporteerd worden in de kant financiële administratie van de klant, zonder dat handmatig de factuur ingeboekt hoeft te worden.

Er zijn grote verschillen tussen een digitale factuur en een factuur op papier. Een factuur op papier:

  • wordt verstuurd en ontvangen in een fysieke vorm en dient handmatig verwerkt en uitgewisseld te worden,

  • is eenvoudig leesbaar omdat de data gevisualiseerd wordt in een prettige lay-out en bevat informatie over de hoeveelheid, de beschrijvingen van de factuurregels en de factuurbedragen.

Digitale formaten van een factuur, denk aan een PDF factuur of een factuur in JPEG/PNG formaat, zijn al een grote vooruitgang vergeleken met de fysieke geprinte factuur. Deze PDF factuur is al eenvoudiger te verwerken en te archiveren in je financiële administratie. Maar vaak moet nog steeds de PDF factuur manueel ingeboekt worden of ze kunnen "uitgelezen" worden door een OCR systeem. De kans op fouten is bij het handmatig inboeken of bij OCR groter dan bij een automatische verwerken van een e-factuur.

E-facturen bevatten enkel data in een ruwe vorm. Ze kennen geen handig leesbare lay-out zoals we dat kennen bij bijvoorbeeld een PDF factuur. Echter, kunnen de meeste e-invoicing tools wel een makkelijk leesbare weergave van de data in het XML bestand creëren. Bij e-facturen is het bestand met de ruwe data, het XML bestand, wettelijk bindend. Een mogelijk afgeleide variant van dit XML bestand is enkel ter illustratie en daar zijn geen rechten aan te verbinden.

PDF facturen versturen per email wordt niet gezien als e-invoicing. Net zoals facturen in Word, JPG of TIFF bestanden. Ook OCR ingescande facturen worden niet gezien als een e-factuur. Een e-factuur kenmerkt zich door de gestandaardiseerde structuur van de data en het feit dat het bestand digitaal is overgedragen naar het systeem van de klant.

Tijdwinst

E-facturen kunnen automatisch ingelezen worden in je financiële administratie. Daardoor is handmatig inboeken van facturen niet meer nodig.

Minder kans op fouten

Omdat een e-factuur automatisch wordt ingelezen en dat de ruwe data gestandaardiseerd aangeleverd wordt, is de kans op fouten nihil.

Kostenbesparing

Het is goedkoper om e-facturen te versturen, te ontvangen en te verwerken. Door de mindere handling voor de verwerking van de factuur, kunnen kosten bespaard worden.

Controle is niet meer nodig

Handmatig ingeboekte facturen hoeven niet meer handmatig gecontroleerd te worden.

PEPPOL: meest gebruikte oplossing

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. PEPPOL stelt bedrijven in heel Europa in staat transactionele gegevens via het PEPPOL-netwerk naar hun zakenpartners te sturen. PEPPOL is eigendom van en wordt onderhouden door OpenPEPPOL, een internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht die bestaat uit leden uit zowel de openbare als de particuliere sector.

Met PEPPOL word je in staat gesteld op standaarden gebaseerde elektronische documenten uit te wisselen via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL wordt meestal gebruikt voor E-aanbestedingen.

Meest gebruikte alternatieven

PEPPOL is in Nederland al langer de standaard als het gaat om e-invoicing. Er zijn echter diverse alternatieven die gebruikt worden in de metaalverwerkende industrie die er ook voor kunnen zorgen dat het bestelproces efficiënter verloopt.

  • Overdracht van factuur via portals als SAP Ariba, Coupa, etc. Deze portals zijn bedoeld om de volledige administratieve afwikkeling van het bestelproces digitaal te laten verlopen. Het grote voordeel van deze portals is dat je ook orderbevestigingen, pakbonnen en bijvoorbeeld certificaten kunt verwerken via dit portal. Middels een koppeling met je ERP systeem, komen de juiste documenten ook in je ERP systeem te staan.


  • Het automatisch "uitlezen" (OCR) van opgemaakte facturen zoals PDF bestanden. Het OCR systeem (bijvoorbeeld Seeburger) leest de PDF uit en herkent de velden uit de PDF en converteert deze naar ruwe data die in de financiële boekhouding ingelezen kunnen worden. Dit is al een grote stap in het efficiënter maken van het proces. Echter is het niet volledig geautomatiseerd. Elke "uitgelezen" factuur moet nog gecontroleerd worden voordat deze ingeboekt wordt. In tegenstelling tot e-invoicing is de gecreëerde XML versie van de PDF factuur niet wettelijk bindend. Ook access points zoals E-connect kunnen PDF facturen uitlezen middels OCR. ERP pakketten als Ridder IQ bieden deze mogelijkheid middels een Plug-in.


  • Een XML factuur wordt overgedragen via EDI. Wil je graag het hele bestelproces digitaal verwerken, kun je overwegen om een EDI koppeling (via bijvoorbeeld het SCSN netwerk) te realiseren. Hiermee kun je ook orders, orderbevestigingen, pakbonnen, certificaten en prijsbericht digitaal overdragen en automatisch in laten lezen. Dit is veruit het beste alternatief als je het hele bestelproces efficiënter wilt maken.


  • Alternatieven zoals X-Rechnung of ZUGFeRD worden veelal in Duitsland gebruikt. Dit zijn varianten waarbij in een XML bestand ook een leesbare PDF embedded is. Veel ERP systemen kunnen deze XML bestanden uitlezen en de bijbehorende PDF als document archiveren.

  • January 1, 2017 – January 1, 2017
    NL | Bedrijven die leveren aan overheidsinstanties dienen e-facturen te versturen.
  • January 1, 2026 – January 1, 2026
    BE | Alle bedrijven dienen e-facturen te versturen en te ontvangen. Het elektronische factureringsmodel wordt PEPPOL.
  • January 1, 2025 – January 1, 2025
    DU | Alle bedrijven in Duitsland zijn verplicht om e-facturen (in XML Cross Industry Invoice (CII) of UBL of Factur-X/ZUGFeRD) te kunnen verwerken. Vanaf 2027 is iedereen verplicht om facturen in een dergelijk formaat te versturen.

Ons advies

Maak gebruik van de mogelijkheid om, een gedeelte, van het bestelproces te digitaliseren. Heb je al PEPPOL? Laat het ons dan weten. We kunnen snel onze facturen ook via PEPPOL aanbieden.

Heb je nog geen PEPPOL? Met onderstaande stappen kun je eenvoudig stappen met e-invoicing.

Stap 1: Meld u aan bij een access point voor toegang tot het PEPPOL-netwerk.
Stap 2: Contacteer uw leveranciers en vraag om voortaan e-invoices te versturen via PEPPOL.
Stap 3: Upload uw ontvangen ubl-facturen rechtstreeks naar uw boekhoudsoftware.

Wil je echt een grote stap maken in het efficiënter maken van het proces? Overweeg dan een EDI koppeling. Bij voorkeur via het SCSN netwerk. Bekijk hier de mogelijkheden.

Op de hoogte blijven?