EDI is een middel om het bestelproces van aankoop tot facturatie geheel te automatiseren. Middels een koppeling met het ERP pakket van onze klant en die van thyssenkrupp Materials Nederland, kunnen we ervoor zorgen dat bij het aankoopproces geen manuele handelingen meer nodig zijn om de documenten te verwerken, om mutaties door te voeren, om afwijkingen te melden en en te accepteren dan wel afwijzen, en nog veel meer.
Waarom zou ik moeten kiezen voor EDI?
Met EDI hoef je geen facturen meer in te scannen of te uploaden naar jouw ERP systeem. Je hoeft pakbonnen niet handmatig in te scannen en in te boeken in het systeem. Je hoeft geen orderbevestiging meer handmatig te uploaden. Je hoeft de afwijkingen in de bestelling en de orderbevestiging niet meer handmatig te achterhalen en hier actie op te ondernemen. En aan de andere kant hoeven wij als leverancier de bestelling niet meer handmatig in te voeren in ons ERP systeem.
EDI zorgt voor een enorme tijdbesparing in het hele aankoopproces. Voor zowel de klant als voor thyssenkrupp Materials Nederland. Daarnaast wordt de kans op fouten fors beperkt. En bij een koppeling middels het SCSN netwerk, is een EDI koppeling snel en goedkoop gerealiseerd.
De volgende berichten kunnen wij momenteel via EDI uitwisselen
Orders; je kunt de inkoopbestellingen via EDI overdragen aan ons ERP systeem. Jouw inkoopbestelling wordt automatisch omgezet naar een verkooporder. Uiteraard vindt nog wel een controle plaats voordat wij de order vrijgeven. Wij controleren beschikbaarheid en haalbaarheid van de gewenste levertijd voordat we de order bevestigen.
Orderbevestigingen; indien de order in ons ERP systeem wordt bevestigd, krijg je automatisch een orderbevestiging via EDI in jouw ERP systeem. In de meeste gevallen volgt automatisch een notificatie in het systeem indien bijvoorbeeld de levertijd afwijkt van de gewenste levertijd. Je kunt kiezen om deze afwijking te accepteren of te weigeren.
Leverberichten; je krijgt de pakbon automatisch via EDI aangeleverd en deze wordt in het ERP pakket aan de bestelling gekoppeld.
Facturen; je krijgt de facturen automatisch via EDI aangeleverd.
Prijsbericht; de klantspecifieke prijzen worden middels EDI bij je aangeleverd en automatisch in het systeem verwerkt. Wij leveren gestaffelde prijzen aan indien beschikbaar voor de producten.
Wij hebben koppelingen met de volgende ERP pakketten:
SAP
SAP Ariba
Ridder IQ
Bemet
MKG
ISAH
Voor een groot deel van onze lopende koppelingen maken we gebruiken van het SCSN netwerk. Bedrijven die gebruik maken van Supply Drive of ECI Gatewise of die aangesloten zijn bij het SCSN netwerk kunnen eenvoudig aangesloten worden op ons systeem.
EDI - Veelgestelde vragen
Om te kunnen starten met een EDI koppeling moeten onderstaande acties gedaan zijn:
Afstemming welke berichten we overdragen via EDI.
Artikelen van jullie en die van thyssenkrupp Materials Nederland dienen gematcht te zijn. Wij zullen dit voor onze rekening nemen. Je bestelt vanuit je eigen ERP systeem met jullie eigen artikelnummer.
Afstemming welke besteleenheden gehanteerd worden.
Bij veel ERP leveranciers dient nog, indien nodig, een EDI module geïmplementeerd te worden.
Aan de zijde van thyssenkrupp Materials Nederland dient de EDI configuratie in SAP overgezet te worden.
Om daadwerkelijk van start te kunnen gaan, dienen we de berichten te testen. Dit kan vaak vanuit het live/productie systeem.
De tijd die nodig is om een EDI koppeling tot stand te brengen is afhankelijk van een aantal zaken:
Heb je al een EDI module van uw ERP leverancier geinstalleerd? En maakt jouw ERP leverancier gebruik van het SCSN netwerk? Dan is een implementatie een kwestie van ongeveer twee weken. Dit is inclusief de tijd die nodig is om bij ons de configuratie over te zetten en om de koppeling van de artikelnummers te kunnen vastleggen. In deze tijd kunnen we ook al de eerste testorders gestuurd hebben. Zijn de artikelnummers nog niet gematcht? Dan hebben we hier wat meer tijd voor nodig.
Heb je de EDI module nog niet geïmplementeerd? Dan zal dit eerst gepland dient te worden met uw ERP leverancier. Ondertussen kunnen wij aan onze zijde er alvast voor zorgen dat de configuratie klaarstaat en we kunnen alvast aan de slag met het koppelen van artikelnummers. Wij zullen het matchen voor onze rekening nemen.
Maakt jouw ERP leverancier geen gebruik van het SCSN netwerk? Dan zal een EDI koppeling meer tijd vergen. In dat geval dient vaak eerst nog een mapping gedaan te worden van de velden, de notaties van de waarden dienen afgestemd te worden en de manier waarop de berichten uitgewisseld dienen te worden, dient nog afgestemd en georganiseerd te worden.
De kosten die gepaard gaan met een EDI koppeling tussen jou en thyssenkrupp Materials Nederland zijn afhankelijk van:
Heb je al een EDI module van uw ERP leverancier geïmplementeerd? Dan zijn er geen extra kosten gebonden aan de EDI koppeling. Er worden geen kosten vanuit thyssenkrupp Materials Nederland voor het gebruik of de implementatie aan je doorbelast.
Heb je nog geen EDI module van jouw leverancier geimplementeerd? Dan dien je vaak nog consultantkosten te betalen aan jullie ERP leverancier. Gemiddeld is de implementatie van de module binnen twee dagen geregeld en kun je snel aan de slag met EDI. Er worden geen kosten vanuit thyssenkrupp Materials Nederland voor het gebruik of de implementatie aan je doorbelast.
EDI is van toegevoegde waarde indien je veel orderregels en veel bestellingen via een ERP systeem plaatst. Want dán is de tijdwinst bij EDI groot en spreek je van een kostenbesparing.
Indien je vaak en enkel materiaal voor grote projecten aankoopt, is EDI meestal niet de beste oplossing.
EDI zorgt voor een vermindering van de kans op fouten. Daarnaast zorgt een automatisch bestelproces voor tijdwinst. Zeker als je ook kiest om pakbonnen, orderbevestigingen en facturen via EDI te laten verlopen. De tijdwinst is bij een groot aantal orderregels en bestellingen, groter dan de energie die nodig is om EDI te implementeren of om de koppeling tot stand te brengen. Tevens zijn de kosten om ermee te starten vaak laag, dus het is al snel interessant om het proces te automatiseren.
Twijfel je nog steeds? Neem contact met ons op voor een informatief gesprek. Wij kunnen je uitgebreid uitleggen waar je op moet letten, wat de voor- en nadelen zijn en wat ervoor nodig is om te kunnen starten.
Het SCSN netwerk (Smart Connected Supplier Network) is een samenwerking tussen diverse bedrijven met het doel om de uitwisseling van documenten en data binnen de industrie te kunnen automatiseren en te vergemakkelijken. Geen afwijkende protocollen, bestandstypen, geen mapping van de velden meer, maar een snel uitwisselbare en koppelbare standaard. Meer informatie over SCSN is hier te vinden.
Dat kan zeker. Tegenwoordig zijn er diverse portalen en brokers die bij het SCSN netwerk zijn aangesloten. Als jouw ERP pakket hierbij ook is aangesloten, is het realiseren van een nieuwe koppeling eenvoudig en snel. Kijk hier welke Service Providers zijn aangesloten bij het SCSN netwerk.
Wij hebben de mogelijkheid om relatief snel een koppeling te realiseren met:
SAP
MKG
Bemet
Ridder IQ
ISAH
Staat jouw ERP pakket er niet bij? Neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden. Individuele koppelingen zijn altijd mogelijk.
Orders
Orderbevestigingen
Pakbonnen
Facturen
Prijsberichten (in testfase momenteel)
Dat is mogelijk. Je kunt zelf bepalen welke berichten je wilt versturen of ontvangen via EDI of welke je bijvoorbeeld nog per mail wenst te ontvangen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel facturen via EDI te laten verlopen. Of juist enkel de orderbevestigingen.
De grootste tijdwinst is echter te behalen indien je alle belangrijke berichten via EDI laat verlopen. Dit zorgt binnen het hele aankoopproces voor de meest efficiënte werkwijze en dit heeft dan ook de voorkeur.
Eigenlijk zijn er geen nadelen te noemen. Natuurlijk, je dient tijd te investeren om de koppeling tot stand te brengen, maar wanneer deze eenmaal werkt, zul je de geïnvesteerde tijd snel terugverdienen.
